Guía para mejorar la gestión de stock y almacenes logísticos

La gestión de stock y almacenes es una de las cuestiones más importantes a tener en cuenta dentro de las soluciones logísticas debido a que con una buena estrategia en la gestión de existencias puedes ahorrar muchos costes y multiplicar tus ganancias. Por ese motivo, desde FM Logistic queremos explicarte la forma de mejorar la gestión del inventario y de almacenes logísticos.

Según la RAE, el término stock corresponde con un término anglosajón que hace referencia a las existencias de las que dispone un almacén logístico. También cobra importancia en relación a este concepto, el significado del SKU, que corresponde con la abreviatura de unidad de mantenimiento de existencias. Los SKU son códigos únicos formados por números y letras que detallan características de cada producto con el objetivo de poder llevar un control de almacenes.

El control del stock hace referencia al cómputo global de los productos de los que se dispone en un almacén logístico. La gestión de stocks e inventario se relaciona con la organización de los diferentes flujos de materiales que hay en un local y, por último, cuando hablamos de optimización de stock hacemos referencia a las labores orientadas a enriquecer el rendimiento del stock almacenado.

La gestión de stocks abarca varios procesos. Por un lado, engloba la tarea de control de almacenes con el fin de que disponga siempre de existencias disponibles para todo tipo de pedidos que hagan los proveedores o clientes finales; la optimización y clasificación de stock junto a la garantía de seguridad de los productos y la capacidad para realizar la gestión del stock cuando sea efectiva la salida de los productos del almacén.

El control de almacenes o control de stock se refiere a las tareas que una empresa logística realiza con el fin de organizar, planificar y controlar el stock de productos dentro de un almacén con el objetivo de que siempre que un cliente realice una compra se pueda gestionar ese pedido dentro del tiempo establecido.

Cuando hablamos de optimización del stock nos estamos refiriendo a saber gestionar y conseguir una completa disposición de los productos que se demandan sin la necesidad de disponer de un gran número de productos que no se van a vender a corto plazo y que los estaremos almacenando sin una necesidad y planificación real y nos crean una inversión en gestión de inventarios innecesaria.

Debemos de conocer bien con qué clientes trabajamos y cuál es el nivel de demanda de los productos existentes en nuestro almacén. No es lo mismo un producto que tiene una alta demanda todos los días y meses del año, que un producto que se relaciona con una época en concreto y del cual no tenemos porqué disponer durante todo el año. Es necesario que exista un correcto conocimiento sobre las previsiones en la demanda de los productos para conseguir una correcta gestión de stocks.

Un buen servicio de calidad marca la diferencia en el consumidor o cliente final. Si disponemos de un buen servicio, una correcta gestión del stock, un empaquetado y almacenamiento seguro, la mercancía llegará a su destino en unas condiciones óptimas, sin roturas y en el tiempo estipulado.

Actualmente, el mundo está guiado por la inmediatez y cada vez más los consumidores demandan unas entregas más rápidas y responsables con el medioambiente. De igual modo, la logística omnicanal marca un papel fundamental en nuestras vidas. Muchos clientes compran un producto online y lo devuelven en tienda o viceversa. Los operadores logísticos deben estar preparados para ese cambio de tendencia en las preferencias de compra de los consumidores y disponer de un correcto control de stock.

Para conseguir este objetivo, cada vez son más los operadores logísticos los que utilizan estrategias con el cross docking o el sistema just-in-time. El objetivo es ajustar el stock de inventario de los almacenes al máximo sin que disminuya la calidad del trabajo.

Los productos que hay en el almacén no tienen ni el mismo valor económico ni la misma frecuencia de venta. Por ello, es importante tenerlos clasificados mediante técnicas de gestión donde se analizan los valores antes comentados. La más utilizada corresponde al “ABC”.

Just-in-time corresponde con el modo “bajo demanda”. Significa que el producto se fabrica y se entrega al consumidor final cuando se realiza la compra. Un ejemplo de este tipo es el de los vehículos, antes los concesionarios disponían de vehículos en stock pero cada vez más se van fabricando a la par que se van vendiendo.

Es una forma de venta que se utiliza en el sector retail. Este concepto hace referencia a cuando un vendedor no dispone en stock del producto que vende y ha sido comprado por un consumidor. En el momento de postventa el vendedor informa al fabricante sobre los pedidos y este se los prepara para que el vendedor se lo haga llegar al consumidor final.

Este término se refiere a la mercancía que entra en el almacén y que no se almacena en ningún momento porque se ubica en otro camión que va a salir con mercancía. El único almacenamiento que puede existir son unas áreas dentro del almacén donde se apila, clasifica y se hace una gestión del stock que está a punto de salir.

Este método se relaciona con envíos a granel. Este tipo de envíos llevan consigo una menor necesidad de hacer reposiciones de inventario y de una gestión de stocks y almacenes mínima. El envío a granel es una de los métodos más utilizados en la gestión de stock en la industria.

FEFO (First Expires, First Out; Primero en caducar, Primero en salir) es una técnica de gestión de stock en la cual las compañías  logísticas gestionan las caducidades o valores clave del producto para realizar su expedición acorde a estas características. 

FIFO (First In, First Out; Primero en entrar, Primero en Salir) es una técnica de gestión de stock en la cual las compañías logísticas gestionan el movimiento o valores clave del producto para realizar su expedición acorde a un criterio de tiempo.

Este método de gestión de stocks e inventario está orientado a pequeñas empresas. Consiste en realizar un menor número de pedidos con una mayor cantidad de producto en cada uno de ellos.

La gestión de los inventarios y almacén siempre tienen un mínimo de productos disponibles en el almacén. Esta técnica de clasificación de stock se debe a aquellas empresas que únicamente harán un nuevo pedido cuando lleguen a ese mínimo de stock en su almacén. De esa manera, siempre habrá disponibilidad de los productos.

Si por circunstancias de demanda, producción o almacenamiento se genera en los productos un estado de caducado o defectuoso, se procede del siguiente modo: 

En cada almacén debe haber una zona destinada para la mercancía caducada, defectuosa, bloqueada por calidad o cualquier otro requisito que hayan acordado cliente y operador logístico. 

Cuando una mercancía pasa a estado “no apto”, se traslada a las zonas anteriormente comentadas. Una vez que el producto se encuentra en este área, se analiza y define bajo los criterios de calidad su estado final. Después de ello, puede destinarse a destrucción, extensión de vida útil, donación, cuarentena, o cualquier otro estado que se haya acordado entre el cliente y el operador logístico. 

Este caso resulta el más habitual y, sin embargo, es el más lesivo para las compañías productoras ya que el producto debe ser reciclado de acuerdo a la normativa actual.

Cuando hablamos del reciclado se entiende que el producto es destruido, compactado, inertizado o creado cualquier otro método por el cual sale fuera de la cadena de suministro y no es apto para su utilización y consumo. Se evita que el productor y cliente tengan pérdidas económicas importantes por el extravío y destrucción de mercancía y se reduce la cantidad de residuos y desperdicios.

Hay algunos cambios en la gestión de stock y el inventario que se pueden prever como los productos relacionados con determinadas épocas del año o los productos que se demandan cada mes independientemente de las fechas. Pero hay una tendencia que no se puede controlar y son las “modas” o determinados picos de demanda sin causa justificada alguna. Por ejemplo, hay productos que se multiplican exponencialmente porque los promociona una “influencer” o líder de opinión y todos los operadores logísticos tienen que saber sortear estas circunstancias.

La capacidad del stock disponible debe tener una armonía con el orden de producción y con las ventas de cada producto. Al igual que hemos dicho que un stock insuficiente puede provocar el retraso en la entrega de dichos artículos con el consiguiente riesgo de perder clientes; un exceso de stock puede acarrear pérdidas económicas muy grandes por la compra innecesaria de algunos productos que pueden llegar a caducar sin haber sido vendidos y el aumento en los costes de almacenaje.

Este proceso coincide con el seguimiento que se hace de las diferentes fases y procesos que siguen los productos del stock. Por ejemplo, cuando movemos la mercancía de un almacén a otro o se venden ciertos productos que tenemos almacenados. Todos estos procesos tienen que estar bien registrados al momento.

Es importante conocer qué está de “moda” en el mercado o qué es lo que se compra habitualmente. Las tendencias pueden cambiar cada año o por temporadas. Un ejemplo que hemos visto en los últimos años coincide con la pandemia del COVID-19. Podemos observar cómo el ecommerce tuvo un salto exponencial y los productos de primera necesidad multiplicaron sus ventas.

Por ello, es indispensable para la buena gestión del almacén anticiparse y prever las tendencias del mercado. Hay que tener en cuenta los productos que más se demandan por temporadas, valorar las ventas de otros años, observar si el producto está en constante crecimiento, conocer las desviaciones interanuales, las promociones y la inversión publicitaria.